מנהל-מזכירה-קפה: על משולש לא רומנטי

בחיפושיי אחר משרה חדשה כמנהלת לשכה, מנהלת אדמיניסטרטיבית, מזכירה או וואט אבר, אני נתקלת בהצעות עבודה שלרוב הדרישות שם לגיטימיות ביותר, מלבד דרישה אחת שממש גורמת לי לתחושת אי נוחות – "אירוח לקוחות" (כך בדיוק מנוסח במודעת הדרושים).
הציפיה הזו שעל המזכירה להכין למנהל קפה כל בוקר ולעיתים אף במשך מס' פעמים ביום, ובנוסף "לארח" גם את באי המשרד ולדאוג להשקות אותם ולהגיש להם כיבוד, גובלת בניצול והופכת את המזכירה למלצרית בעל כורחה.
המזכירה או העוזרת האישית של ימינו, (ב-2015, לרוב אישה בתפקיד זה תיקרא "מזכירה", והגבר יקרא "עוזר אישי"), כבר לא תואמת את הדימוי הישן של מקצוע זה. מעבר לפעילות השוטפת והטכנית שאפיינה את התפקיד בעבר, כיום המזכירה, מנהלת הלשכה או מנהלת המשרד, ממלאת תפקידים אחראיים, צריכה לתמרן בין יומנים, לסנכרן בין הזמנים, לחייך לכולם, להיות אדיבה, ואם ממש יתמזל מזלה היא אפילו יכולה גם להרוויח לא רע..
הכנת קפה למנהל אינה קשורה באופן ישיר לתפקיד המזכירה ובאף קורס מזכירות בכירות או מנהלות לשכה לא מלמדים ולא אמורים ללמד כיצד להכין קפה טעים לבוס. להכנת או אי הכנת הקפה אין שום קשר לכישוריו של המנהל, ליכולותיו הניהוליות ולרווחי הארגון אז למה לעזאזל היא צריכה עדיין להתרוצץ מהמשרד למטבחון ולהכין לבוס קפה כל מתי שהוא רק יבקש?

המזכירה אינה מלצרית או מארחת. אין זה מתפקידה לדאוג לקיבתם של באי המשרד ולשמש להם "שרת המשקים", והצבת מכונת קפה במשרד או במטבחון יכול להיות פתרון כדי שכל אחד ידאג לעצמו ויכין לעצמו את הקפה שהוא אוהב.

יטענו אלו שבעד הכנת קפה לבוס, שהוד רוממתו עסוק מאוד, הלו"ז שלו צפוף, שהוא לא מצליח להרים עצמו מהכסא ושהכנת הקפה חוסכת ממנו זמן רב כי "זמן זה כסף" – הרי יהיה עליו להמתין לקומקום שירתח בערך דקה או שתיים, לקחת כוס וכפית, להכניס את כמות הקפה והסוכר ולבסוף להוסיף גם חלב… אם כך, אדוני המנהל, זו הזדמנות מצויינת לרכוש מכונת קפה איכותית ולקצר את זמן הכנת הקפה. בנוסף, זו גם הזדמנות מצויינת להרשים את כל באי המשרד ולקוחותיו ולהעניק לו דימוי רציני בעזרת קפה מדהים עם ארומה ממכונה יוקרתית, וכן, זה נשמע אולי רדוד אך הנראות וחוש הטעם שלנו עובדים בדיוק כך.
היציאה מהמשרד, המעבר במסדרונות הארגון והביקור היומי במטבחון תאפשר למנהל "לרדת אל העם" לפגוש בקולגות ובשאר העובדים באופן לא רישמי ולייצר "שיחות מטבחון" מתגלגלות ונחמדות עם הקולגות, עם הלקוח החדש או עם העובדים. שיחות אלו ומפגשים אקראיים במסדרון ובמטבחון תורמים לאקלים אירגוני נעים יותר, ליצירת קשר לא פורמלי ולהכרות עם האנשים ולכן על אחת כמה וכמה שהוא זה שצריך לדאוג ולהכין לעצמו קפה – בעיקר כדי ל"היות בעניינים".
גם בצה"ל הבינו במטה כח אדם לפני כעשור (בשנת 2005) שיש להפסיק את התופעה בה חיילות ממלצרות במהלך שירותן, והתקנה שנקבעה בזמנו איפשרה להן לסרב לבקשת המפקד להכין קפה מבלי שהן "יחטפו" תלונה.
ומנהלת המשרד? מה היא תעשה? בזמן הזה שיתפנה לה היא תוכל סופסופ להגדיל ראש ללא הסחות דעת קטנוניות כמו שמצופה ממנה, היא תוכל לארגן נכון את זמנו של מנהלה, ובכלל יתפנה לה שפע של זמן כדי לשבת במשרדה ולעבוד במקום לדאוג לקיבתם של אלו שאוהבים שמשרתים אותם רק בשל העובדה שעל דלתם תלוי השלט "מנהל".

אודות מיכל דריהם

בת 47, נשואה ואמא לארבעה בנים מקסימים בגילאים 20, 18, 11 ו 6. ברוב שעות היום אני עובדת בעבודה משרדית שלעיתים היא די אפורה, ומפצה על כך בהמון ציבעוניות שאני מקבלת מילדיי ומשפחתי, מהכתיבה שאני מאוד אוהבת (כרגע בעיקר למגירה), מלימודי כתיבה מהנים בגיבור תרבות.

השאירי תגובה

כתובת האימייל לא תפורסם.

אהבת? בואי לעשות לנו לייק גם בפייסבוק